LOADING...
  • Taloushallinto Tilitoimisto | 16.09.2019 | Hannamari Heimo

    Onko ulkoistamisesta nyt muodostunut kaiken pahan alku ja juuri?

    Fifty-Sixty. Tämähän riippuu itse asiassa ulkoistajan taidoista ostaa palveluita. Tiedämme, että muun muassa taloushallinnon ulkoistamisella on mahdollista saavuttaa monessa asiassa suuria hyötyjä. Vielä selvempää lienee tällä hetkellä, että ulkoistamistermi on jokseenkin tulehtunut, kun lukee esimerkiksi mitä vanhusten hoivakoteihin kuuluu, ynnä muuta. Palvelunostajan perisyntihän on hankintaprosessissa tarjouskilpailutuksen laatu. Julkisella puolella ’Laki julkisista hankinnoista’ edellyttää tarjouskilpailutusta, mutta yksityisellä puolella sitä harrastetaan kuitenkin yhtä lailla. Tarjouskilpailutus tarkoittaa käytännössä sitä, että tyypillisesti valitaan se halvin tai melkein halvin palveluntarjoaja. Tämä taasen johtaa siihen, että kilpailutuksen voittaa usein se, jolla on suurin laskuvirhe tarjouksessaan, valitettavasti.

    Mutta palveluntarjoajan ei kuitenkaan kannata mennä makaamaan keskelle tietä ja odottaa että auto ajaa päälle, vaan pohtia miten voisi tarjousvaiheessa viestiä niin vakuuttavasti, että saavuttaa ostajan luottamuksen. Mitä asioita kannattaa siis korostaa?

     

    Asetu ostajan asemaan

    Esimerkiksi taloushallinnon ulkoistamisessa on selkeitä hyötyjä, joita elinkeinonharjoittaja tämänkaltaisen tukitoiminnon ulkoistamisella saavuttaa. Hän voi keskittyä omaan ydinliiketoimintaan, eikä tarvitse huolehtia teknologian hurjasta kehitysvauhdista. Lisäksi taloushallinnon palveluntarjoajalta löytyy erityisosaaminen vaikeisiinkin taloushallinnon kysymyksiin, resurssit joustavat jne. Kun kaikki hyödyt ynnätään yhteen, todennäköisesti ulkoistamalla viivan alle jää enemmän. Parhaassa tapauksessa myös laatu on parempaa, onhan kysymyksessä palveluntarjoajan ydintoiminto.

    Vaikeinta on aina ennen päätöstä ja ostajalle kaikista haasteellisin vaihe on palveluntarjoajan sopivan palvelukonseptin valinta. Jotenkin palveluntarjoajan pitäisi pystyä auttamaan ostajaa päätöksenteossa. Avoin ja rehellinen vuorovaikutus ja kysymysten esittäminen on tässäkin asiassa avain onneen. Esimerkiksi taloushallinnon palveluntarjoaja voisi kysymysasetteluilla auttaa pohtimaan ostajan liiketoiminnan tulevaisuuden näkymiä, mitä hän tarvitsee tänään ja mitä mahdollisesti huomenna.

    Laatukriteerien määrittelyssä palveluntarjoaja on aina avain asemassa, koska ostajalle laadun jäsentäminen voi olla hyvin vaikeaa, oli sitten kysymyksessä siivous tai taloushallinto.

    Laatukriteerien määrittelyssä palveluntarjoaja on aina avain asemassa, koska ostajalle laadun jäsentäminen voi olla hyvin vaikeaa, oli sitten kysymyksessä siivous tai taloushallinto. Pitäisi pystyä yhdessä luomaan mahdollisimman tarkka kuva siitä minkä tasoista palvelua yrittäjä, kenties tiedostamattaan, odottaa. Jos päättäjä on esimerkiksi tottunut siihen, että hänellä on aina ’kävelevä kirjanpitolaki’ vierellään kertomassa oikeat vastaukset kaikkiin kysymyksiin, niin tässä kohtaa pitää tosissaan pysähtyä. Kuinka kustomoitua palvelua pystymme tarjoamaan ja mihin hintaan. Hinnan läpinäkyvyys onkin tänä päivänä hyvin tärkeä kriteeri. Hinta pitää pystyä viestimään niin, että ostaja ymmärtää mistä se muodostuu mahdollistaen myös autenttisen hintavertailun.

    Emmehän halua pelkkää asiakasta, vaan haluamme tyytyväisen asiakkaan, joka vaalii samalla palveluntarjoajan mainetta.

    Ulkoistamisessa on kysymys johtamisen ulkoistamisesta

    Joskus voi olla jopa niin, että käytännössä ainoastaan johtaminen ulkoistetaan, kun palvelua tuottavat henkilöt pysyvätkin samana, mutta siirtyvät toisen työnantajan johdon alaisuuteen. Johtaminen on ilmiselvästi yksi kriittisimmistä kohdista, jota ani harva ostaja tulee ajatelleeksi ennakkoon, mutta mikä saattaa sitten lopulta aiheuttaa tyytymättömyyttä palveluun.

    Monet yritykset, jotka eivät mielellään ulkoista edes tukitoimintojaan, pelkäävätkin nimenomaan vallan ulkoistamista. He eivät esimerkiksi halua joutua odottamaan palvelua, vaan rekrytoivat työntekijät mieluummin itselleen työnantajan direktio-oikeuden alle. Tällä en nyt tarkoita sitä, että silloin voi mennä kello neljä yöllä huutamaan, että hommat pitää saada valmiiksi. Muun muassa työhyvinvoinnin varmistaminen, resurssien riittävyys, osaamisen ylläpitäminen ynnä muut keskeiset johtamisen osa-alueet alkavat viimeistään siinä kohtaa kiinnostaa, kun palvelun laatu ei täytäkään odotuksia.

    Löytyy erilaisia tapoja vakuuttaa ostaja siitä, että työntekijöistä huolehditaan ja johtaminen on kunnossa. Hyvä esimerkki on talouspalveluita tarjoava EMU, joka saavutti sijan 9 Great Place to Work® Finlandin Suomen Parhaat Työpaikat 2019 -tutkimuksessa pienten yritysten sarjassa. Entä, voisiko kenties olla mahdollista, että esimerkiksi resurssoinnin ja henkilöiden työhyvinvoinnin ym. mittaaminen ja raportoiminen liitetään jo automaattisesti osaksi palvelupakettia?

    Muutosjohtamisen taitoja ei pidä myöskään unohtaa. On kuulemma kaikista vaikein johtamisenlaji. Mielestäni se on kyllä ainoa johtamisenlaji, koska eihän johtamista tarvita, jos ei mitään muutoksia tapahdu. Ulkoistaminen saattaa joskus olla isokin muutos sekä palveluntarjoajalle että ulkoistajalle, joten tämä taito tulee, puolin ja toisin, varmistaa.

    Vastaus otsikon kysymykseen

    Vaikka ulkoistuksen lopputulos on mielestäni tasan yhtä hyvä tai huono kuin palvelun ostajan taidot ostaa, voi palveluntarjoaja jo tarjousvaiheessa tehdä hyvin paljon onnistumisen eteen. Koska ostaminen on taitolaji, ja se taito on valitettavan usein puutteellista, kannattaa siis panostaa ostajan rehelliseen opastamiseen. Lopulta, kuten kaikessa, kysymys on luottamuksesta.

     

    Kirjoittaja

    Hannamari Heino
    KTM (Rahoitus), KM (Toiminnan kehittäminen), väitöskirjatutkija
    HHJ, AKA Yleisauktorisoitu
    hannamari.heino@sagapro.fi
    040 7200 716

     

    Aiheeseen liittyvää

    Miksi verkkokoulutus on kiireisen asiantuntijan paras ystävä?

    Miksi verkkokoulutus on kiireisen asiantuntijan paras ystävä?

    Oman asiantuntijuuden säilyttäminen ja kehittäminen on...

    Työaikalaki muuttuu - uusi työaikalaki voimaan 1.1.2020

    Työaikalaki muuttuu - uusi työaikalaki voimaan 1.1.2020

    Eduskunta hyväksyi maaliskuussa työaikalain uudistuksen...

    Miten itseään voi kehittää työn ohessa?

    Miten itseään voi kehittää työn ohessa?

    Jatkuva opiskelu on taloushallinnon asiantuntijoille...

    Kirjanpitäjän rikosvastuu – osa II

    Kirjanpitäjän rikosvastuu – osa II

    Kirjoittaja Teppo Laine on asianajaja ja osakas...

    Miksi juuri minä valitsisin eduStreamin?

    round-brain

    Asiantuntijoilta asiantuntijoille

    Kouluttajamme ovat itse aktiivisesti asiantuntijatyössä mukana ja tietävät, millaista tietoa tänä päivänä työelämässä ja käytännössä tarvitaan.

    round-speech

    Vuorovaikutteista oppimista

    Osallistu keskusteluun tai kysy kouluttajalta kysymyksiä chatissa. Saa reaaliaikaisia vastauksia kysymyksiisi.

    round-computer

    Toimii kaikilla laitteilla kaikkialla

    Käytä eduStreamia läppärillä tai mobiililaitteella. Se toimii missä ja milloin vain. Tarvitset vain nettiyhteyden.